10 tips voor het invoeren van videoconferencing

Home » Conferencing Nieuws » 10 tips voor het invoeren van videoconferencing

10 tips voor het invoeren van videoconferencing

Videoconferencing is een modern en zeer efficiënt communicatiemiddel. Als u als bedrijf wil gaan beginnen met videoconferencing, dan zal er meer moeten gebeuren dan alleen maar het aanschaffen. Het invoeren van het systeem gaat namelijk niet vanzelf. Naast het opleiden van medewerkers om met het systeem om te gaan, zullen er ook ondersteunende acties en maatregelen moeten worden genomen. Zorg dat de integratie van videoconferencing in uw bedrijf zo soepel mogelijk verloopt.

Videoconferencing is de manier om te vergaderen met twee of meer partijen, die zich niet op dezelfde locatie bevinden. De belangrijkste reden dat bedrijven zullen beginnen met het invoeren van videoconferencing is kostenbesparing. Hierbij wordt in eerste instantie alleen gedacht aan de kosten die uitgespaard worden door het niet hoeven reizen. Maar vooral in product gedreven omgevingen zult u merken dat er een hogere winst is te behalen. De verbetering in communicatie en doorlooptijd van een project gaan namelijk aanzienlijk omhoog.

Toch zullen er altijd bezwaren kunnen worden gevonden voor het niet invoeren van videoconferencing. Hier vindt u 10 tips voor het invoeren van videoconferencing.

1. Kritiek op de invoering

Het is een algemeen bekend gegeven dat mensen graag werken zoals ze al jaren gewend zijn. Het invoeren van videoconferencing zal dan ook ongetwijfeld een aantal punten van kritiek opleveren. Zorg dat u deze kritiek op tijd opvangt en in goede banen weet te leiden. Medewerkers zullen met misverstanden aankomen als “door het invoeren van videoconferencing mag reizen niet meer” of “ik weet niet hoe ik mijn klant moet overhalen tot het gebruiken van videoconferencing”. Maak duidelijk dat het invoeren van videoconferencing alleen maar een extra communicatiemiddel toevoegt. Videoconferencing zal niet de enige manier zijn om contact te hebben met uw collega’s, partners, leveranciers en klanten.

2. Beleid

Om videoconferencing goed te introduceren in uw bedrijfscultuur is het belangrijk om uw beleid aan te passen. Maak een duidelijke kosten-baten analyse en neem deze door met uw medewerkers. Geef hierbij direct een voorbeeld uit de praktijk. U zult er zelf zorg voor moeten dragen dat uw medewerkers ook echt daadwerkelijk het systeem gaan gebruiken.

3. Voorlichting

Videoconferencing is met de tijd meegegaan. Er zijn meerdere opties in het systeem terwijl de bediening eenvoudiger is geworden. Zorg dat uw organisatie op de hoogte is van de mogelijkheden van het systeem. Aangezien er voor de diverse gebruikersgroepen andere punten van belang zijn, kunt u per gebruikersgroep instructies geven.

4. Maak één verantwoordelijke

Vooral tijdens het invoeren van videoconferencing zullen er kleine hobbels in techniek of coördinatie ontstaan. Door één iemand aan te dragen als verantwoordelijke voor het systeem zal er sneller tot een oplossing worden gekomen. Deze verantwoordelijke zal naast enige kennis van IT ook goede communicatieve vaardigheden en organisatietalenten moeten hebben. Voor het beheren van videoconferencing is er meestal een tool beschikbaar. Met behulp van de tool kunnen de verschillende systemen binnen uw onderneming centraal worden beheerd en gemanaged.

5. Voorbeeld werking

Het geven van ene goed voorbeeld doet volgen. Het invoeren van videoconferencing zal dan ook moeten starten met het managementteam. Een goed begin zijn regelmatig terugkerende vergaderingen, zoals wekelijkse management vergaderingen. Wissel hierbij af tussen videoconferencing en persoonlijk vergaderen.

6. Ad-hoc gebruik

Het voordeel van videoconferencing is dat er geen vast IP-adres hoeft te zijn. U kunt dus op locatie met uw tablet of smartphone ad-hoc een vergadering beleggen. Het is net zo eenvoudig als bellen. Zo kunnen besluiten snel worden genomen en hoeft het niet te worden uitgesteld tot u een moment heeft om te overleggen.

7. Beperk uw kosten

Sommige vergaderingen moeten nu eenmaal persoonlijk plaatsvinden, daar kan geen enkel bedrijf omheen. Medewerkers hebben vaak een extra duwtje nodig om van oude gewoontes af te stappen. Als bedrijf kunt u denken aan het opleggen van reisbudgetten en beperken van kilometerkosten. Als uw medewerkers zonder verdere drempels ongestoord kunnen blijven reizen, dan zullen ze zich weinig aantrekken van de mogelijke kostenbesparing.

8. Videoconferencing is voor iedereen

Voorkom dat alleen het management gebruik maakt van de videoconferencing. Bedrijven die op verschillende locaties zitten, zullen veelvuldig overleg hebben met elkaar. Zorg er dus voor dat de videoconferencing op meerdere plekken in het bedrijf beschikbaar is. Dit kan door het op individuele computers te installeren of door een systeem op wielen te zetten voor makkelijke verplaatsing. Zo zet u het systeem effectief in en zult u het snel terugverdienen.

9. Let op de capaciteit

Als de videoconferencing is ingevoerd en er wordt veel gebruik van gemaakt, dan kan het gebeuren dat er een wachtrij. Het inplannen van een videovergadering kan niet zo moeizaam gaan als het plannen van een afspraak. Medewerkers zullen dan namelijk sneller terugvallen in oude gewoontes. Zorg dus voor tijdige uitbreiding van het systeem en u zult merken dat het zich op korte termijn terugverdient.

10. Gebruik de extra functies

Videoconferencing biedt de mogelijkheid om trainingen, instructies en andere voorlichtingen op te slaan en on-demand te kijken. U neemt dus één keer een training op en deze kan als videostream worden opgeslagen in uw bedrijfsnetwerk. De training kan dan overal worden opgeroepen en afgespeeld.

Invoeren van videoconferencing in uw bedrijf

For Conference is dagelijks bezig met diverse vormen van communicatie op afstand. De ontwikkelingen gaan razendsnel en bijna iedere maand zijn er weer aanvullende mogelijkheden. Als u aanvullende vragen of ideeën heeft, dan gaan wij graag met u in gesprek om van gedachten te wisselen.